Casos de sucesso

ENTENDA O PROJETO

A integração efetiva entre os processos das organizações públicas figura como um dos principais desafios de gestão. Instituições com grande fluxo de pessoal, que utilizam inúmeros sistemas e atendem várias demandas, possuem maior necessidade em integrar os sistemas, processos e pessoas que as compõem.

Com o objetivo de otimizar, modernizar e colocar em prática um novo modelo de gestão do conhecimento e de pessoas, o Departamento Geral do Pessoal (DGP) do Exército Brasileiro firmou uma parceria com o Departamento de Engenharia de Produção da Universidade de Brasília (UnB), por intermédio da Finatec (Fundação de Apoio para Pesquisa, Ensino, Extensão e Desenvolvimento Institucional) para desenvolver o projeto de pesquisa “Projeto MAP: Proposição de um modelo de Gestão do Conhecimento aplicado aos processos do sistema de Pessoal do Exército Brasileiro”.

Coordenado pela professora do Departamento de Engenharia de Produção da UnB, Simone Borges Simão Monteiro, o MAP está em sua segunda fase de execução. O projeto consiste numa modelagem de 200 processos prioritários do DGP, que irão compor o estudo de 16 macroprocessos e suas melhorias. O trabalho desenvolvido é definido de acordo com quatro frentes: melhorias de processos, racionalização dos sistemas de TI (Tecnologia da Informação), mapeamento de competências e dimensionamento da força de trabalho. O propósito é que ao final do estudo, diferentes macroprocessos sejam melhorados, segundo as quatro frentes estudadas, dentre eles podem-se citar: a gestão de perícias médicas, a gestão do sistema de saúde do Exército, a gestão de orçamento e a gestão de desempenho.

De acordo com Simone, o grupo de pesquisadores da UnB, formado por uma equipe com quase 50 pessoas, iniciou o estudo dos processos do DGP após uma pesquisa de campo, onde o grupo levantou dados e informações sobre os processos e sistemas utilizados. Os pesquisadores também realizaram entrevistas junto aos gestores e colaboradores do DGP, para identificar quais processos deveriam ser priorizados.

A coordenadora aponta que a necessidade de uma integração mais eficiente entre as diretorias que formam o DGP é um dos desafios do MAP. Ela explica que por não existir governança no processo de desenvolvimento do software, cada diretoria desenvolve seus próprios sistemas, o que pode resultar em processos repetidos e custos maiores, que poderiam ser otimizados.

Em relação às quatro frentes trabalhadas pelos pesquisadores, ela levanta alguns questionamentos que norteiam o estudo do grupo. “Será que existe alguma atividade que é desenvolvida e que não é necessária, que não agrega valor? Existem atividades que poderiam ser automatizadas, que hoje são feitas de forma manual? Como essas atividades são realizadas hoje pelas pessoas? As pessoas que estão lá dentro realizando esses processos, elas têm competência para poder realizá-los?”, questiona.

O DGP do Exército é responsável por gerir todos os processos que envolvem o militar, desde o momento em que ele entra na corporação, até o momento em que se aposenta. Dentro deste ciclo, é tarefa do projeto MAP (UnB) desenhar o ciclo de vida do militar e dispor de sistemas e processos que possam assegurar todas as informações pertinentes à sua vida profissional. Além do Quartel General do Exército em Brasília, o MAP inclui ainda as Organizações e Regiões militares espalhadas por todo o país.

Um dos responsáveis pelo MAP dentro do Exército, o coronel Raymundo da Silva Maia, explica que o projeto representa uma iniciativa de avanço e adequação às mudanças promovidas pela tecnologia no gerenciamento de processos. “Além de subsidiar o aperfeiçoamento da gestão do pessoal, realizada pelo DGP, este projeto poderá, no futuro, servir de referência para a melhoria da gestão de outros órgãos da Força Terrestre. O projeto MAP contribui para a modernização da gestão do Sistema de Pessoal do Exército Brasileiro, de modo a agregar o indivíduo e suas atividades às novas necessidades de integração com a tecnologia e a gestão do conhecimento”, diz.

Ele aponta diversos benefícios gerados pelo MAP. “Podemos destacar a visão sistêmica da Engenharia de Produção, que vem ao encontro das expectativas do Estado-Maior do Exército, nosso Órgão de Direção Geral, e a existência de equipes multidisciplinares (especialistas): processos, gestão por competências e TI; tudo isso com um custo semelhante ao de um tradicional mapeamento de processos para desenvolvimento de sistemas. Além de estarmos incentivando a pesquisa e contribuindo para a formação de futuros profissionais”, finaliza.

Eficiência dos processos

Para gerir todas as informações de milhares de pessoas que formam o Exército Brasileiro, o Departamento de Pessoal precisa dispor de muitos colaboradores, com diferentes competências e formações profissionais diversas, além de inúmeros sistemas informacionais e de dados, o que implica em recursos financeiros, gestão de tempo e de processos.

Para Ari Melo Mariano, professor do Departamento de Engenharia de Produção, que também faz parte do grupo de pesquisadores, um dos principais benefícios gerados pelo MAP é a economicidade. “Esse tipo de pesquisa gera muitos benefícios. Para o órgão é o cumprimento do princípio da economicidade, gerando maior valor, para um maior número de pessoas, ao menor preço. E toda economia, melhora o uso racional dos recursos, ocasionando em um impacto, também ambiental. Adicionalmente, ao ter um modelo próprio de gestão do conhecimento, o Exército Brasileiro pode repassar a experiência aos demais órgãos do governo ou unidades”, afirma.

O professor destaca ainda a importância do papel da universidade ao desenvolver pesquisas de apoio a gestão às organizações. “Muito mais do que simplificar e otimizar, se trata de um modelo de gestão do conhecimento para o Exército Brasileiro. Acredito que a Universidade vive um momento interno em que os pesquisadores se deram conta disso e começam a propor modelos mais alinhados à realidade do órgão, ocasionando em descobertas recompensadoras”, finaliza o pesquisador.

Necessidade de Integração

A professora Simone Borges Simão Monteiro diz que o problema da falta de integração entre sistemas existe em diversas organizações públicas, e que tem sido frequente a preocupação dos gestores públicos em otimizar estes processos, de forma a garantir menores custos e maior eficiência. “As organizações cada vez mais têm buscado isso. O que a gente percebe é que as organizações têm uma visão desintegrada das áreas. As organizações não vivem sem a tecnologia da informação, porém, as pessoas não conhecem os processos, e como eles se comunicam. Eles desenvolvem sistemas sem aperfeiçoar os processos”, explica.

Em relação ao apoio da Finatec, a pesquisadora relata que é imprescindível o suporte de organizações como a Fundação, que tenham a capacidade de identificar as transformações organizacionais. “Nosso papel é nos dedicar a pesquisa, então, quando há alguém que dê apoio em questões financeiras e administrativas, é primordial para que o projeto funcione de forma efetiva”, diz a pesquisadora.

Para o doutorando Lucas Althoff, que atua como assistente de pesquisa dentro do MAP, o projeto é uma resposta aos desafios que as instituições públicas enfrentam para otimizar seus processos e sistemas. “Uma pesquisa feita dentro de uma organização trabalha muito a impessoalidade, e nós temos um objetivo que impacta a organização, que é um impacto de melhoria, de agregar valor para aquilo que a instituição entrega como missão”, afirma.