Finatec implementa assinatura eletrônica e elimina a impressão de contratos em seu processo de gestão documental
Estamos na era da inovação! A preocupação com a sustentabilidade do planeta e a utilização consciente dos recursos naturais estão cada vez mais presentes no cotidiano das pessoas. Assim a Finatec, consciente de seu dever social e com a intenção de reduzir o consumo de papel, está transformando a sua forma de lidar com a documentação interna.
O programa, que está inserido no escopo do Projeto e-Finatec, faz parte da modernização dos sistemas integrados de fundação. De acordo com o gerente de Tecnologia da Informação da Finatec, Marcos Nunes, o objetivo principal é permite economizar centenas de reais, agilizar o processo, contribuindo com o meio ambiente, e, além disso, retira toda a burocracia que a assinatura de um contrato no método atual.
A importância desse sistema é grande. “Atualmente, tudo o que necessita de uma aprovação ou assinatura precisa ser impresso. O cliente “coordenador de projeto” imprime os documentos, assina, se desloca até a Finatec para entregar seu projeto, o protocolo interno recebe o material, envia para o Núcleo de Documentação, eles realizam a digitalização e só assim o documento entra no sistema. Com a modernização do processo e implantação do software, a documentação já cairá no fluxo digital diretamente, sem a necessidade de impressão” – reforça o Gerente da Finatec.
Assim, a novidade do processo está na possibilidade de colocar o documento digital, na plataforma de armazenagem, desde o início do fluxo, permitindo inclusive assinaturas digitais válidas. Nesse sentido é possível organizar os processos da documentação e enviá-las para assinaturas com validade jurídica, sem a necessidade de imprimir nenhum papel. “Com a implantação do Sistema de Assinatura Eletrônica, após o tratamento dos documentos, o processo pode ser assinado até via celular por e-mail, onde você estiver.” – ressalta Nunes, Gerente de TI da fundação.
A assinatura eletrônica está atrelada ao simples cadastro do e-mail e CPF de quem irá assinar o documento. “Quando aparece na caixa de entrada, o contrato digital apresenta uma pequena descrição com as informações mais relevantes do documento, para situar quem está recebendo a demanda. Assim, é possível assinar tudo em poucos cliques.” – exemplifica o gerente de TI.
A plataforma utiliza múltiplos pontos de autenticação em todo o processo de assinatura para garantir a validade jurídica das transações, como por exemplo: criptografia dos documentos, carimbo de data e hora, hash SHA 512, e-mail, CPF (validado junto à Receita Federal), IP, geolocalização, token de acesso, assinatura na tela, entre outros pontos de autenticação para garantir 100% de segurança.
De acordo com o cronograma da gerência de TI, a virada de sistema ocorrerá até o final do ano de 2018 uma vez que ele já apresentou resultados positivos ainda na fase de testes. Com a implantação do sistema Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED e assinatura eletrônica, a Finatec cumpre o seu papel como fundação de apoio entregando suas demandas de forma cada vez mais célere e transparente.
